Kopen aan de Costa’s: 15 tips om de Spaanse bureaucratie te verslaan

“Buenos días, ik wil me graag registreren als nieuwe bewoner.”  “Shht. Sorry, dat zal niet gaan. Dit kantoor gaat dicht om 14u00.”  “Maar het is nog maar 13u15.”  “Ja, maar de gevraagde procedure duurt waarschijnlijk langer dan een halfuur. Dat risico neem ik niet. Kom morgen maar eens terug.”

 ***

Een dag later. “Buenos días, ik wil me graag registreren als nieuwe bewoner.”  “Daarvoor moet u eerst formulier 33C aanvragen bij raampje 12 van ons tweede kantoor, aan de andere kant van de stad. Daarna moet u het geboortecertificaat van uw hond in drievoud afgeven bij raampje 34, dat elke eerste maandag van schrikkeljaren open is tussen 12.00 en 12.02. Hebt u geen hond, dan moet u een certificaat hebben om dat te bewijzen. Aan te vragen middels formulier 394XP. Daarvoor dient u wel eerst een sudoku op te lossen in onze kantoren in Madrid.”

***

Toegegeven, beste lezer, we hebben overdreven. Een klein beetje. Maar niettemin is de hemeltergende Latijnse bureaucratie een van de grootste obstakels die iedereen met het oog op een (tweede) woning in Spanje dient te overwinnen. Geef toe, aan dat weer en immer aanwezige zonnetje went u in geen tijd. De juiste papieren met de juiste stempels laten bewerken, dat is de grootste uitdaging voor nieuwbakken expats. Zelfs om doodgewone dingen te bewerkstelligen, zal u het gevecht moeten aangaan. Bereid u voor op eindeloos heen-en-weergehol tussen kantoren, ambtenaren die u van het kastje naar de muur sturen. Op documenten verzamelen, procedures doorlopen en genoeg fotokopieën maken om in uw eentje verantwoordelijk te zijn voor een aanzienlijk deel van de boskap in de Amazone.

Spaanse bureaucratie: nuffig en lui

We hadden deze blogpost dus ook simpelweg ‘het levensbelang van geduld’ kunnen noemen. Want: wilt u zich in Spanje settelen of er een tweede woonst kopen, dan komt u hen geheid tegen - de typische Spaanse ambtenaren, nuffig dan wel lui. En oké, tijden veranderen. De jonge generatie pakt het anders aan, maar dan nog zal u regelmatig geconfronteerd worden met ambtenaren - funcionarios noemen ze zich - waarvan u een oogbal zal willen uithuilen. Het slechte nieuws is dat u er niet aan kan aankomen. Het goede is dat een gewaarschuwd man er twee waard is. Minstens. Daarom presenteren we u onze tips om de Spaanse bureaucratie te verslaan.

1.Accepteer de cultuurverschillen

Niet dat de administratie in België perfect is. Wij kennen genoeg diensten van burgerlijke stand die enkel tijdens de kantooruren - ergo: werkuren - open zijn. Maar het is niets in vergelijking met de frustratie die u soms in Spanje ervaart. Vooral omdat u in België tenminste weet wat er gaande is en waar u desgewenst een klacht kan indienen. Er is natuurlijk de taalbarrière, maar daar stopt het niet bij. Spaanse ambtenaren hebben er namelijk een handje van weg om de onlogica te omarmen. Wel, dat dient u - helaas - klakkeloos te aanvaarden. U bent niet langer in België, dus moet u zich schikken naar andere wetten en gewoontes. Het is niet de taak van de Spaanse ambtenarij om buitenlanders zich thuis te laten voelen. [caption id="attachment_2679" align="aligncenter" width="300"] Om te slapen achter hun bureau daarentegen...[/caption]

2.Verwacht niet dat het simpel wordt

Rechtdoorzee, dat concept kent de Spaanse bureaucratie niet. Ga best uit van het meest pessimistische scenario. En doe dat vervolgens maal zes. Zoveel te beter als het toch sneller verloopt.

3.Hou in het achterhoofd WAAROM u het doet

U komt naar Spanje voor de relaxte mentaliteit, dan moet u ook kunnen tolereren dat die op alle niveaus heerst. Laat u er zich niet door opjagen. Want: het helpt niet. Als de ambtenaar geen zin heeft om de juiste stempel te zetten, dan kan u op uw kop gaan staan, het zal niets uithalen. Mañana is mañana. U zet uw klok maar beter op Spaanse tijd, of u holt binnen de kortste keren naar - godbetert - Duitsland. Ja, de Duitsers mogen dan wel kaas gegeten van Gründ- en Pünktlichkeit, maar hebt u écht gedroomd van een blokhut in het Zwarte Woud? Verdammt, nein! U wilt zon, zee en strand en een nooit stoppende stroom aan sangria. En gelijk hebt u. Wel, voor dat paradijs moet u wat over hebben. En dan is het succesrol finishen van een schuifelrace richting loket niet het ergste, toch? [caption id="attachment_2680" align="aligncenter" width="300"] Goh, valt uiteindelijk ook wel mee...[/caption] Beter is het om zo nu en dan in en uit te ademen, uzelf in badkleding op een strand naar keuze te verzinnebeelden en te beseffen dat de bureaucratie een noodzakelijk kwaad is om te settelen in Spanje. Noem het een soort inburgeringstest om te bepalen of u er wel thuishoort. Of beter nog: of u uw paradijs wel verdient.

4.Verwacht niet dat iemand Engels spreekt

Spanjaarden zijn notoir slecht in het Engels. De oudere generatie heeft het vaak niet geleerd - die kreeg Frans op school. Jongeren kunnen meestal wel Engels, maar hun kennis beperkt zich doorgaans tot het schriftelijke. Ze spreken het lamentabel. En dan nog: zelfs als ze het spreken, waarom zouden ze de moeite ervoor doen u te helpen in het Engels? Natuurlijk herinnert u zich de obers en frisse hotelreceptionisten aan de Costa Blanca, die mogelijk wel olijk een gesprekje met u aanknoopten over het weer. Daar hebt u het: dat zijn werknemers uit de toeristische sector, die maar wat graag buitenlandse gasten op hun gemak stellen. De ambtenarij is een ander paar mouwen.

5.De persoon achter het loket is niet degene die de beslissingen maakt

Het bloed vanonder uw nagels halen, het behoort tot de taakomschrijving van de ambtenaar. Meedenken wellicht niet. Spaanse ambtenaren zijn louter het voetvolk, de loonsoldaten die enkel geprogrammeerd zijn om uit te voeren. Ze volgen de voorschriften tot in de puntjes. Kritische zin is in die posities vaker een handicap dan een troef. Het heeft weinig zin om te suggereren om iets op een andere - meer efficiënte - manier te doen. Of om uitleg te vragen. De ambtenaar zal u aankijken als een koe die een trein ziet voorbijrazen.

6.Weet waarom de ambtenaar is wie hij is

Mensen klampen zich graag vast aan hun postje of hun morzel macht, het is van alle tijden. In Spanje volgden de heersers elkaar historisch gezien op in een razendsnel tempo . Voor de ambtenaren was het zaak zich onmisbaar te maken, kwestie van niet bij elke machtswissel op de straatstenen te belanden. Hoe? Door de administratie zo nodeloos ingewikkeld te maken dat niemand anders er kop of staart aan kreeg. En gewone burgers al helemaal niet. Zo was de ambtenarij al inefficiënt en corrupt tot op het bot voordat generaal Franco in 1939 aan de macht kwam. De dictator bestendigde dat systeem. [caption id="attachment_2682" align="aligncenter" width="300"] Opzet geslaagd.[/caption] Sinds die tijd is er gelukkig veel verbeterd. De meest absurde aspecten van de bureaucratie zijn weggewerkt, een en ander is gestroomlijnd, de openingsuren zijn uitgebreid en is er meer informatie beschikbaar voor het publiek. Maar er zijn nog restanten van het oude tijdperk en het sfeertje in de ambtenarij is niet zo veel veranderd. Overal zitten er dinosaurussen achter hun bureau, die nog altijd beweren dat het hun taak niet is om u te helpen, wel om u het leven zo moeilijk mogelijk te maken. Zelfs de Europese Commissie en het Internationaal Monetair Fonds (IMF) manen Spanje weleens aan om de bureaucratie te vereenvoudigen.

7.Volharding loont

Luie ambtenaren zullen trachten u af te schepen. Spreekt u geen of weinig Spaans of hebben ze net zin in een koffie, dan zullen ze pogen u met een excuus wandelen te sturen. Dan klinkt het dat u deze of gene procedure nog niet correct hebt doorlopen of dat er een formulier ontbreekt in uw aanvraag. Dat is niet altijd zo. Al moet u wel kunnen herkennen wanneer u gefopt wordt. Bent u zeker van uw stuk, dan kan u gerust aandringen om geholpen te worden. Aandringen, aandringen, aandringen. Volharding loont.

8.Kom later nog eens terug

Ja, we weten het wel, in het vorige puntje raadden we nog aan om geduldig te blijven en door te zetten. Maar helaas, met een ambtenaar in een gekke beu is geen land te bezeilen. In sommige gevallen is het beter om het af te bollen. Probeer het later nog eens. Dan zit er wellicht een andere ambtenaar achter het loket en lukt het misschien wel. Die halve dag verlof bent u wel kwijt.

9.Verlies uw goed humeur niet

Vroeger liep er op MTV een programma genaamd Boiling Points, dat nietsvermoedende Amerikanen in het ootje nam. Slaagden die er voor de verborgen camera in om rustig te blijven, dan wonnen ze 100 dollar. Eigenlijk is de Spaanse bureaucratie niet veel anders dan een aflevering van Boiling Points. Wie z’n cool verliest, in een Spaanse furie schiet of de functionario van dienst voor het vuil van de straat begint uit te schelden, die verliest sowieso het spelletje. [caption id="attachment_2675" align="aligncenter" width="300"] Opgelet: ontploffingsgevaar[/caption] Eens u zich realiseert dat het dat is, een spelletje, wordt het gemakkelijker om het te winnen. U opjagen of kwaad maken, het helpt niet. Het heeft ook weinig zin om een of ander arm mens aan een receptie uit te kafferen, tenzij u zin heeft in een cursus woedebeheersing. Uiteindelijk heeft u iets van ‘m nodig - een officieel papier, een stempel of een handtekening, wat dan ook - en de ambtenaar irriteren heeft enkel het tegenovergestelde effect. U zal nog langer moeten wachten.

10.Schrijf geen brieven

Het is veel efficiënter om persoonlijk naar het kantoor te trekken. Spanje kent namelijk een face-to- face-cultuur. Brieven hebben er de vervelende gewoonte om verloren te gaan. Al betekent dat niet dat u, eens aangekomen op het kantoor, niet eindeloos formulieren dient in te vullen. Dat dan weer wel.

11.Laat u niet verleiden tot omkoping

Tijdens zo’n bureaucratische uitputtingsslag zal het weleens verleidelijk lijken. Als u nu eens een biljet van 20 euro tussen uw papierwerk verstopt. Of in de hemdzak van de ambtenaar slipt. [caption id="attachment_2681" align="aligncenter" width="300"] "En? Heb je nu nog altijd geen bevoegdheid?"[/caption] Maar nee, dat is geen goed idee. Ten eerste omdat het hartstikke illegaal is, ook in Spanje. En ten tweede omdat het vaak het tegenovergestelde effect heeft en tegen u gebruikt kan worden.

12.Wees flexibel

Flexibiliteit is de sleutel die past op de poort van de onneembare vesting genaamd de Spaanse bureaucratie. Er zitten vijftig tinten grijs tussen zwart en wit - en de Spanjaarden zoeken die graag op. Met andere woorden: er zijn veel manieren *hoest* foefelarij *hoest* om iets gedaan te krijgen. Bent u hypercorrect, dan bent u in Spanje niet aan het juiste adres. Maar naar verluidt staat die blokhut in Duitsland nog leeg.

13.Vergeet de computer

De EU mag dan directieven goedkeuren, dat wil niet zeggen dat de Spanjaarden die ook moeten volgen. Want waarom simpel doen als het ook ingewikkeld kan? Bereid u voor op het maken van kopieën van kopieën van kopieën. Nee, de digitale revolutie is nog niet ingetreden op het Iberische schiereiland. Vele overheidswebsites worden zelfs niet geüpdatet. Bergen papier verzetten is er een dagelijkse bezigheid.

14.Troost u met de gedachte dat iedereen hetzelfde doormaakt

Van een goede klantendienst kan u de ambtenaar niet beschuldigen. Maar dat wil niet zeggen dat u ‘m moet verdenken van racisme. Of vermoeden dat uw slechte behandeling voortvloeit uit uw gebrekkige Spaanse accent. Nee, hoor: uw Spaanse buren worden even slecht geholpen. Het grote verschil is dat zij een en ander gewoon zijn. En vooral: dat ze, dankzij hun Spaanse moedertaal, weten wat er gaande is. Alhoewel. [caption id="attachment_2673" align="aligncenter" width="300"] Iedereen ondergaat hetzelfde, hier bij het Oficina de empleo[/caption]

15.Ken de juiste mensen

In Spanje is wie u kent belangrijker dan wat u kent. Om iets gedaan te krijgen, doen Spanjaarden vaak een beroep op een enchufe, letterlijk: een plug. Het is een familielid of vriend aan de binnenkant van het systeem die hun aanvraag op de juiste stapel papieren legt. Vaak hebben buitenlanders zo’n helper evenwel niet, waardoor ze veroordeeld zijn tot de grillen van het systeem. Geen ambtenaar die erop zit te wachten om een guiri, een buitenlander, bij het handje te nemen en door het labyrint te loodsen. Daarom is het aangewezen om zelf de nodige research te doen. Of beter nog: door u te laten omringen door professionals die weten waarmee ze bezig zijn. Gold Estates heeft jaren ervaring op de Spaanse vastgoedmarkt, vult met de ogen dicht de juiste papieren in en laat u kennismaken met advocaten waarop u zich zo nodig kan beroepen. Samen leiden wij u langs de valkuilen op weg naar uw droomhuis onder de Spaanse zon. Neem vrijblijvend contact op om een en ander te bespreken. En als het u toch eens echt teveel wordt? Ach, wees blij dat u niet in Italië koopt.